Ktoré firemné procesy má zmysel automatizovať: praktický checklist

Rozhodnutie o tom, čo automatizovať, má priamy vplyv na návratnosť investície. Zle zvolený proces znamená náklady na implementáciu bez merateľného prínosu. Správne zvolený proces prináša úsporu desiatok hodín mesačne a zníženie chybovosti.

Nižšie je štruktúrovaný postup, ako tento výber urobiť systematicky.

Päť kritérií pre hodnotenie procesov

Každý proces v tíme ohodnoťte podľa nasledujúcich kritérií. Tri a viac kladných odpovedí naznačuje, že proces je vhodným kandidátom na automatizáciu firemných procesov.

1. Frekvencia opakovania

Procesy s nízkou frekvenciou sa automatizovať neoplatí. Čím vyššia frekvencia, tým rýchlejšia návratnosť investície do automatizácie pracovných procesov.

2. Existencia jasných pravidiel

Ak možno proces opísať ako sled podmienok a krokov (nastane X, vykoná sa Y), je technicky automatizovateľný. Procesy závislé od situačného úsudku vyžadujú komplexnejšie riešenie.

3. Presun dát medzi systémami

Ručné prepisovanie informácií z jedného nástroja do druhého patrí medzi najčastejšie a najľahšie riešiteľné prípady. Automatizácia pracovných procesov v tejto oblasti prináša výsledky najrýchlejšie.

4. Výskyt chýb a oneskorení

Opakujúca sa ručná práca je zdrojom chýb a nedodržiavania termínov. Ak proces pravidelne generuje neúplné záznamy alebo oneskorené reakcie, automatizovaný workflow problém odstráni štrukturálne, nie individuálnym úsilím.

5. Nízka závislosť na vzťahu a úsudku

Odoslanie upomienky, aktualizácia záznamu alebo kategorizácia požiadavky nevyžadujú ľudský úsudok. Vedenie obchodného rokovania alebo riešenie neštandardnej eskalácie áno. Toto vymedzenie určuje, kde automatizácia pridáva hodnotu a kde by ju naopak znižovala.

Príklady procesov, ktoré kritériá spĺňajú

• Follow-up sekvencia na nové kontakty po vyplnení formulára
• Prenos zápisov z obchodných hovorov do CRM systému
• Odosielanie platobných upomienok v vopred stanovených intervaloch po splatnosti
• Obsluha štandardných dopytov zákazníckej podpory
• Automatické zostavovanie reportov z viacerých dátových zdrojov

Procesy nevhodné na automatizáciu

Strategické rozhodnutia, vyjednávanie, kreatívne výstupy a riadenie vzťahov s klientmi vyžadujú schopnosti, ktoré automatizácia nenahradí. Správne nastavená automatizácia procesov tieto oblasti neeliminuje, ale uvoľní kapacitu, ktorá sa do nich môže presunúť.

Ako s analýzou začať

Zostavte zoznam všetkých pravidelných úloh, ktoré tím vykonáva každý týždeň. Každú z nich ohodnoťte podľa piatich kritérií vyššie. Výsledkom bude prioritizovaný zoznam procesov zoradených podľa potenciálu a náročnosti implementácie.

Odporúčame začať s procesom, ktorý má najvyššiu frekvenciu a najjednoduchšie pravidlá. Jeden funkčný automatizovaný workflow prináša merateľný výsledok a vytvára základ pre rozšírenie na ďalšie oblasti.